Astuces et bidouilles

Noter toutes les fiches des personnes ayant vu un spectacle

Vous souhaitez renseigner toutes les fiches pour lesquelles une personne est venue voir le spectacle.
Pour pouvoir ensuite avoir un listing à partir d’une recherche.

Pour cela, sélectionnez la première fiche qui correspond à une structure qui a vu ce spectacle,
Mémorisez ensuite cette sélection comme "vu mon spectacle",

Puis sur les autres structures concernées, il suffira de cliquer sur le bouton blanc "sélection" (à droite, à côté de bouclage, au dessus de période..) pour inclure cette fiche dans la sélection,
la recherche avancée (grand bouton loupe) se fera par la sélection "vu mon spectacle"
et vous retrouverez ainsi toutes les fiches correspondantes, que vous pourrez ensuite afficher en liste.

Impression d'une liste entière

Ciquer sur "imprimer"
Une première fenêtre d'impression s'ouvre ou vous indiquez le format (à l'italienne) le pourcentage (par défaut 85%) puis valider.

Une seconde fenêtre s'ouvre pour les préférences de FileMaker, il faut cocher la case "enregistrements en cours d'utilisation"
Si "enregistrement courant" est coché, une seule ligne s'imprime

Trier et filtrer

Sur toutes les listes récapitulatives,
"voir tout… les options, les contrats, les factures",
un clic dans la tête de rubrique permet de TRIER les fiches proposées.

Moins visible, un clic à l'intérieur du tableau permet de FILTRER la liste sur la valeur cliquée.
Si le bouton "Recherches cumulées" est coché, vous pouvez réduire la liste par filtres successifs,
par exemple, les options confirmées (Co) pour un artiste et un mois donné.

Recherches rapides

> Dans le pager de la fenêtre fichier, en haut à droite, vous pouvez atteindre directement une fiche en saisissant son n° (le chiffre en rouge).
Bien sûr, ce n° correspond à un ordre provisoire en fonction du nombre de fiches dans la sélection et des tris effectués.

> Dans les 2 champs de recherche rapide (structure et contact), utiliser les symboles pour aller plus vite : art ou art* pour rechercher toutes les structures dont un des mots commence par ART ou *art* pour toutes celles comprenant les 3 lettres ART, = art pour les structures comportant le mot "art".

Eviter les points d'interrogation

"Des points d'interrogation apparaissent lorsque je saisis une adresse, un téléphone, une adresse-mail..."

Le syndrôme du point d'interrogation indique que l'un des plug-ins nécessaires au fonctionnement de Bob n'a pas été correctement installé dans FileMaker.(En l'occurrence : le plugin "eventscript"). Ils vous sont livrés EN MEME TEMPS que Bob_inter et Bob_data.
Les plug-ins sont à installer à la RACINE des Extensions de FileMaker Pro. ( Program Files (PC) ou Applications (Mac) / Filemaker Pro / Extensions )
Ils doivent être visibles dès que l'on ouvre le dossier "Extensions" et non pas posés dans un dossier lui-même posé dans "Extensions".

Les 5 plug-ins utilisés dans Bob :
EventScript
360FTPeek
SMTPit pro
POPit Pro
SimpleHighLight

Si vous avez un message d'erreur "dossier non modifiable" , il faut déverrouiller le dossier :
sur Mac > lire les informations (clic droit),
sur PC, clic droit > propriété > décocher la case verrouillée et vérifier dans les partages et permissions que ce soit bien en lecture/écriture.

puis redémarrer l'application Filemaker et relancer Bob.

Fermeture des fenêtres

Bob est multi-fenêtre,
ce qui signifie que vous pouvez avoir un nombre important de fenêtres ouvertes en même temps.
Evitez l'inflation, penser à fermer les fenêtres au fur et à mesure.

Pour cela un bouton vert "valider / fermer" ou "retour au fichier" est toujours présent.
Evitez absolument de cliquer sur les boutons système (point rouge à gauche sur Mac, croix à droite sur PC) : dans certains cas, les informations saisies ne seraient que partiellement enregistrées, ce qui peut entraîner des soucis dans votre base.

Logo et coordonnées sur une facture

Vous avez paramétré Bob pour que le logo de votre entreprise apparaisse sur courrier, contrat, fax, etc.
Vous faites une facture mais aucun logo n'apparaît alors.

Pensez à bien indiquer quel logo s'applique à quel type de courrier (facture, contrat…) : il y a 3 possibilités logo 1, logo 2 et no logo