Reprise automatique de votre fichier

Import automatique ou reprise personnalisée ?

Pour choisir l’import automatique, les conditions suivantes doivent être remplies :

• votre fichier est sous format Excel, ou peut être enregistré ou exporté sous ce format (exclus : les fichiers FileMaker, Access, 4D… en structure multi-tables). Si vous souhaitez reprendre plusieurs fichiers, ils doivent pouvoir être compilés dans un tableur unique.
• L’organisation de vos données est compatible avec le gabarit Excel Bob_import.xls.
• vous avez une pratique du logiciel Excel

Ces conditions correspondent aux cas les plus fréquents. Si vous avez des doutes, rien n’empêche d’essayer l’import automatique. Il sera toujours possible ensuite de nous confier ce travail. Chez Bob, la reprise personnalisée peut s’effectuer à partir de n’importe quel type de fichier.

Etape 1 : préparation de votre (vos) fichier(s)

• Si votre fichier est dans un format autre que Excel, exportez-le sous ce format.
• Nommez les colonnes comme celles de « Bob_import.xls ».
• Si certaines de vos colonnes peuvent correspondre à plusieurs colonnes Bob, créez ces colonnes dans votre fichier, puis répartisssez les infos, jusqu’à vider votre colonne de départ.
• Ensuite, dédoublonnez : trier successivement votre fichier par nom de structure, de personne, par code postal… et supprimez les lignes intempestives.
• Si vous souhaitez réunir plusieurs fichiers, procédez de la même manière sur chacun d’entre eux, puis compilez-les dans un tableur unique.

Etape 2 : Migration dans le gabarit Excel

• Copiez l’une après l’autre les colonnes de votre fichier et collez-les à l’emplacement correspondant dans Bob_import.xls, dans l’onglet « fichier »
• Consultez et complétez éventuellement les colonnes de l’onglet « qualification »
• Consultez les commentaires, à l’en-tête de chaque colonne, et retravaillez éventuellement vos données dans le principe proposé
• Pour les colonnes « qualification », vérifiez que toutes vos lignes sont notées de manière identique (par ex, la colonne « mois de programmation » doit contenir uniquement les valeurs M01, M02 …. M12)
• Enfin, revérifiez les contenus de chaque colonne.

Etape 3 : Importation dans Bob

• Sur le bureau Bob, cliquez sur le bouton « importer ». Vous ouvrez la passerelle Bob_import, qui traitera vos données Excel
• Cliquez "Continuer". Le contenu du tableur Excel est importé dans la passerelle.
• L’opération peut durer plusieurs minutes. En fin d’importation, Bob vous propose un état précis, et éventuellement liste les termes ou rubriques non reconnues.
• Suivez les étapes proposées pour corriger les éventuelles erreurs
• En fin de correction, choisissez "Import final". Les données corrigées sont récupérées dans votre base. si vous êtes sur une version d’essai, les données de démo sont écrasées.

Vous pouvez maintenant profiter de Bob sans retenue !