Bob booking 2.8 | fiche produit

Paramétrer et personnaliser

• Paramétrage intégral de tous les outils de qualification, des contrats types, des infos artistes et spectacles
• Gestion des comptes et autorisations d’accès
• Reprise automatique de votre fichier
• Paramétrage des documents édités : format, contenu, polices, champs personnalisés...
• Archivage des données

Qualifier & Rechercher

• Qualification des contacts par catégories, types et périodes de programmation, réseaux, jauges, niveau de relation commerciale, suivi…
• Recherche multi-critères : localisation, qualifications, intérêts artistes, adresses mails invalides, niveaux d’option et éléments de workflow, niveaux de chiffre d’affaire, langue du pays / langue des contacts, envois de docs...
• Sauvegarde de sélections par critères de recherches ou mots-clefs
• Gestion spécifique des programmateurs, théâtres, salles et festivals
• Agenda des festivals
• Historique des correspondances et des documents
• Gestion des fonctions des contacts : dédoublonnage et regroupements

Prospecter & Communiquer

• Edition d’étiquettes et envois de mails groupés
• Courriers types personnalisables
• Envoi de mails et de fax, édition de courriers
• Gestion des envois de docs
• Module d’e-mailing professionnel
• Gestion des mails entrants

Préparer les spectacles

• Création d’option de programmation sur une ou plusieurs dates
• Gestion des disponibilités des équipes sur chaque spectacle
• Gestion des transports et organisation de l’hébergement
• Edition de feuilles de route détaillées
• Edition automatique de contrats, de factures et tableaux de bords analytiques
• Calendriers des spectacles et calendriers généraux "intelligents"
• Export des documents en PDF et Excel
• Envoi automatique aux équipes (calendriers, feuilles de routes...)

Organiser le suivi de la relation commerciale

• Agenda de relance
• Edition et envoi de devis
• Gestion des confirmations par publication web
• Envoi de mails (SMTP intégré)
• Historique des diffusions, des correspondances, des contrats

MAC /PC

• MAC : OS 10.4.9 minimum / processeur G4, G5 ou Intel
• PC : Windows XP (SP2) ou Vista / Pentium 800MHz 32 bits ou supérieur

FileMaker

• En version monoposte, l’acquisition d'une licence FileMaker n’est pas indispensable. Il faudra seulement préciser lors de la commande le type de matériel et le système d’exploitation de votre machine.
  A noter que cette configuration (sans licence) bride certaines fonctionnalités du logiciel : export PDF et Excel, publication web, e-mailing pro...
• De 2 à 5 utilisateurs, vous êtes en configuration multiposte : un des ordinateurs servira de serveur pour les autres postes.
  Tous les postes doivent être équipés d'une licence FileMaker Pro 8.5 ou supérieure
• Au delà de 5 utilisateurs simultanés, il est conseillé d'adopter une configuration Client / Serveur : un poste est dédié à la fonction de serveur.
  Le poste serveur doit être équipé d'une licence FileMaker Server 8.5 ou supérieure.
  Chaque poste client doit être équipé d'une licence FileMaker Pro 8.5 ou supérieure

Sauvegarde des données

• Bob booking propose une sauvegarde des données quotidienne, alimentant 10 dossiers de sauvegarde pour 10 états de la base étalés dans le temps. (tous les jours de la semaine, semaine dernière, mois dernier, année dernière).
  Cette sauvegarde est locale, sur le disque dur de l'ordinateur serveur, et ne vous protège pas en cas d'incident sur ce disque dur.
  Il demeure indispensable de sauvegarder ces dossiers sur un disque dur externe, et si possible à l'extérieur du lieu de travail.